Dlaczego cyfryzacja jest najlepszą alternatywą dla outsourcingu?

Outsourcing często wydaje się być panaceum: najlepszy stosunek jakości do ceny. Ponownie wydaje się, że jest to najlepsze rozwiązanie do usprawnienia procesów manualnych i powtarzalnych. Choć czasem może to być korzystne, outsourcing może nieść ze sobą ograniczenia i problemy, które na pierwszy rzut oka nie są oczywiste. Cyfryzacja jest ważnym procesem, który należy zlecić firmie specjalizującej się w tej dziedzinie.

Brakujące umiejętności we własnym zakresie.

Istnieje wiele powodów, dla których menedżer może rozważyć outsourcing pewnych zadań. Zespołom może brakować pewnych umiejętności, lub po prostu, wraz ze wzrostem ilości pracy, konieczne staje się zlecanie jej na zewnątrz. Ponadto, zadania takie jak ręczne wprowadzanie danych są czasochłonne i powtarzalne. To zużywa energię i siłę produkcyjną zespołów ze szkodą dla zadań, które produkują użyteczne bogactwo dla firmy.
Outsourcing wydaje się więc idealnym rozwiązaniem, aby zrekompensować te wewnętrzne niedociągnięcia. Jest to jednak operacja złożona, wymagająca precyzyjnego poszukiwania firm zdolnych zaspokoić potrzeby każdej firmy przy zachowaniu ścisłego poziomu jakości. Jakie zadania zlecić na zewnątrz i jaką firmę wybrać? To ważne pytania, które należy sobie zadać przed rozpoczęciem przygody z outsourcingiem.
Dobrą alternatywą jest wewnętrzna digitalizacja. Twoje zdigitalizowane procesy są in-house, Twoje zespoły, które wcześniej były mobilizowane do ich realizacji, teraz pełnią rolę kontrolną i poświęcają resztę swojego czasu na ważniejsze działania dla Twojego głównego biznesu.

Outsourcing, który uzależnia firmę od podmiotów zewnętrznych.

Wartość firmy jest zazwyczaj oparta na jej zdolności do kontrolowania wszystkich procesów i etapów produkcji. W ten sposób wszystkie etapy produkcji mogą być w razie potrzeby modyfikowane, monitorowane i dostosowywane do potrzeb klienta.
Zlecając tę część swojej działalności na zewnątrz, stajesz się zależny od zewnątrz. Jednak uzależnianie swojej działalności od tego, czy inna firma ma dostęp do danych klientów, nie jest dobrym PR-em dla firmy i nie uspokoi jej klientów. Zewnętrzny dostawca ma pełną kontrolę nad dostarczeniem oczekiwanej usługi (czas, jakość itp.), a Ty nie wiesz, co się stało z danymi przesłanymi do przetworzenia.

Ryzyko utraty kontroli.

Jeśli ostatnie kilka miesięcy czegoś nas nauczyło, to tego, że żaden rynek nie jest odporny. Firma może niespodziewanie znaleźć się w tarapatach i wywrócić cały rynek do góry nogami. W przypadku dostawcy usług outsourcingowych oznacza to podjęcie ryzyka, że firma nie będzie w stanie dłużej świadczyć oczekiwanych usług, co w rezultacie może mieć poważne konsekwencje dla Twojej firmy.
Cyfryzacja in-house pozwala na stałą kontrolę działań. Będziesz zdany na siebie i będziesz mógł na bieżąco śledzić postępy w przetwarzaniu każdego z Twoich dokumentów. Wdrożenie oprogramowania automatyzującego zapewnia również większe bezpieczeństwo i niezawodność operacji.

Jakość, na którą może mieć wpływ.

Outsourcing zadania może wpłynąć na jakość Twoich usług. Wewnętrznie znasz wymagania każdego z Twoich klientów. Inaczej jest w przypadku firmy zewnętrznej, która nie zna specyfikacji Twoich klientów. Niektóre wymagania będą traktowane jako standardowe i w ten sposób narażą Cię na nieporozumienia z Twoimi klientami.
Na Twojego dostawcę mogą mieć również wpływ czynniki zewnętrzne, które wpływają na jakość świadczonych przez Ciebie usług. Możesz nie być świadomy tych zmian: na przykład, napływ zamówień od Twojego dostawcy zmienia całą kolejność priorytetów.
Korzystanie z wewnętrznego oprogramowania do digitalizacji daje Ci możliwość ustalenia priorytetów i dostosowania zadań dla każdego klienta. Niektórzy będą chcieli wyodrębnić to lub tamto pole, podczas gdy inni będą chcieli wyodrębnić różne pola. Użytkownik będzie mógł dostosowywać ekstrakcję do indywidualnych potrzeb, przestrzegając instrukcji i specyfikacji, a jednocześnie mając kontrolę nad ewentualnymi sporadycznymi zmianami.

Synchronizacja czasami trudniejsza.

Outsourcing zadania wymaga zsynchronizowania pracy na różnych narzędziach. Jednak nie każdy dostawca dysponuje oprogramowaniem umożliwiającym efektywną i automatyczną wymianę danych z Twoim. Chociaż czasami można to zrobić, należy zauważyć, że synchronizacja jest czasami niemożliwa po prostu dlatego, że twój dostawca nie zadaje sobie trudu, aby wypełnić interfejs, który nic dla niego nie robi. Może to prowadzić do pewnych opóźnień, nawet jeśli na przykład przydzielisz kogoś wewnętrznie do wprowadzania danych.